Oprettelse og afsendelse af fakturaer
Oprettelse
Klik på "Opret en ny faktura" for at oprette en ny faktura. I denne visning finder du:
- en liste med usendte fakturaer. Du kan vælge forskellige fakturaer og sende dem med "Send". Tilføj eller fjern fakturaer ved at bruge knapperne "+" og "-".
- End forhåndsvisning af den valgte faktura.
- Generelle fakturaoplysninger, herunder:
- fakturanummer. Fakturanummeret er automatisk indstillet til det forrige nummer + 1. Programmet vil se bort fra enhver tekstbaseret præfiks eller suffiks.
- Modtager. Vælg en kunde fra den indbyggede kontaktdatabase, eller angiv et nyt navn, og tryk på Enter for at oprette en ny kontakt med det samme.
- Fakturaskabelon. Du kan vælge mellem alle indbyggede eller brugertilpassede skabeloner, der understøtter det valgte sprog.
- Sprog. Du kan vælge mellem sprogene i den valgte skabelon. Bemærk, at Economacs er begrænset til engelsk, fransk, tysk, spansk, italiensk, svensk, norsk, dansk, finsk og hollandsk.
- Fakturalinjer. Hver fakturalinje kan referere til et produkt i produktlisten. I så fald angives pris og momsniveau automatisk som værdierne i produktlisten. Hvis en fakturalinje ikke refererer til et eksisterende produkt, opretter Economacs fakturaposteringerne baseret på oplysningerne i standardproduktet i produktlisten. Hvis du vælger et eksisterende produkt, kan du alligevel ændre prisen på fakturaposten (uden at påvirke prisen i produktlisten eller på andre fakturaer). Kun nødvendige kolonner vises på fakturaen: Hvis du eksempelvis har angivet en kommentar for en fakturalinje, vises en kommentarkolonne på fakturaen. Du kan begrænse, hvilke kolonner der vises, ved at vælge Indstillinger / Fakturering og markere de forskellige kolonnenavne.
- Under fakturalinjetabellen findes der et par yderligere indstillinger:
- afrunding. Et ekstra "afrundings"-element vil blive føjet til fakturaen for at omregne det samlede beløb til et helt tal.
- Ved hjælp af afkrydsningsfeltet "Tilføj moms" kan du bestemme, om der skal tilføjes moms på fakturaen. Markeres dette felt, tilføjer Economacs moms i henhold til den momstakst, der er specificeret for hver fakturapost på fakturaen. Hvis du har base i EU og fakturerer en virksomhed i et andet EU-land, kan du kontrollere, om modtagerens momsnummer er gyldigt. Indtast momsnummeret på fakturaen (husk landekoden på to bogstaver), og klik på "Kontroller momsnummer". Denne funktion benytter servicen EU-VIES, der sender forespørgslen videre til skattemyndighederne i de respektive lande. Der er ikke altid adgang til denne service, hvilket især gælder danske momsnumre. Hvis du ikke får moms på fakturaen, selv om denne boks er markeret:
- Har du oprettet mindst ét produkt? Hvis du ikke ønsker at bruge produkter på din faktura, skal du stadig oprette et og indstille det til standarden.
- Har produktet en salgskonto?
- Har salgskontoen en momssats (se under Konti)?
- har denne momskonto en momssats (se under Indstillinger / Moms)?
- En rabat på fakturaniveau. Kun relative (%) rabatter understøttes.
- Valuta. Bemærk, at beløbene ikke genberegnes automatisk efter ændring af valuta.
Send
Knappen "Send" markerer fakturaen som sendt i programmet. Fakturaen overføres til mappen for det tilsvarende regnskabsår (har du ikke oprettet et regnskabsår, der indeholder fakturadatoen, kan du gøre det under Indstillinger/Regnskabsår). Vil du sende fakturaen til kunden (via e-mail eller på papir), skal du bruge fakturalisten for regnskabsåret. Vælg fakturaen på listen, og vælg Fil→Udskriv… i menuen. Klik på knappen "PDF", hvis du ønsker at få en PDF af fakturaen til afsendelse via e-mail.
Hvis din printer understøtter udskrivning på kuverter i C5-størrelse, kan Economacs udskrive en kuvert med din og kundens adresse. Vælg fakturaen (enten her, før den sendes, eller fra fakturalisten efter afsendelse), og klik på kuvertikonet i bunden.